Cómo gestionar la prevención en empresas con menos de 5 trabajadores
La prevención de riesgos laborales en empresas de menos de 5 trabajadores, aunque se trate de microempresas —autónomos con personal a cargo, pequeños comercios, despachos profesionales o microindustrias— el cumplimiento en materia preventiva es una obligación legal.
En este artículo, elaborado con el apoyo de un técnico en prevención, explicamos cómo gestionar correctamente la prevención en empresas de hasta 5 trabajadores, qué modalidades organizativas existen y cómo optimizar recursos sin comprometer la seguridad ni el cumplimiento normativo.
¿Es obligatoria la prevención en empresas de menos de 5 trabajadores?
Sí. La normativa vigente, encabezada por la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, establece que todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena deben integrar la prevención en su sistema de gestión, independientemente del tamaño.
No existen exenciones por número de empleados. Lo que sí cambia es:
- La modalidad organizativa permitida.
- El nivel de complejidad documental.
- La estructura de gestión.
Modalidades de gestión preventiva en microempresas
En empresas con menos de 5 trabajadores, las opciones habituales son:
El empresario asume la prevención
El empresario puede asumir personalmente la actividad preventiva si:
- La empresa tiene hasta 10 trabajadores (o hasta 25 si solo hay un centro de trabajo).
- Desarrolla su actividad habitual en el centro.
- Tiene la formación preventiva mínima exigida (nivel básico, 30-60 horas según actividad).
- La actividad no está incluida en el Anexo I del Real Decreto 39/1997 (actividades de especial peligrosidad).
Esta es una opción frecuente en pequeños comercios, oficinas y servicios profesionales.
Designación de un trabajador
Se puede designar a uno o varios trabajadores para gestionar la prevención, siempre que tengan formación adecuada y dispongan de tiempo y medios suficientes.
Servicio de Prevención Ajeno (SPA)
Contratar un servicio de prevención de riesgos laborales es la opción más común y recomendable en empresas de menos de 5 trabajadores. Consiste en externalizar la actividad preventiva a una entidad acreditada que asume:
- Evaluación de riesgos.
- Planificación preventiva.
- Vigilancia de la salud.
- Formación en PRL.
- Asesoramiento técnico continuo.
Para la mayoría de microempresas, esta modalidad ofrece:
- Seguridad jurídica.
- Optimización de costes.
- Ahorro de tiempo.
- Actualización normativa constante.
Obligaciones mínimas en prevención de riesgos laborales en empresas de menos de 5 trabajadores
Con independencia de la modalidad elegida, deben cumplirse estas obligaciones:
Evaluación de riesgos
Identificación y análisis de riesgos del puesto de trabajo.
Plan de prevención
Documento que integra la prevención en la organización.
Planificación de la actividad preventiva
Medidas correctoras, responsables y plazos.
Formación e información
Formación específica y suficiente según puesto.
Vigilancia de la salud
Reconocimientos médicos voluntarios (con excepciones legales).
Coordinación de actividades empresariales (si aplica)
Especialmente relevante en obras, contratas o centros compartidos.
Errores frecuentes de microempresas en PRL
Desde la experiencia técnica, los errores más habituales son:
- Pensar que “por ser pocos trabajadores” no aplica la normativa.
- Utilizar documentación genérica no adaptada al puesto real.
- No actualizar la evaluación de riesgos tras cambios organizativos.
- No registrar correctamente la formación impartida.
- Descuidar la coordinación cuando trabajan con otras empresas.
Estos fallos pueden derivar en sanciones administrativas, cuya graduación establece el Real Decreto Legislativo 5/2000.
¿Cuánto cuesta la prevención en empresas de menos de 5 trabajadores?
El coste varía según:
- Sector actividad.
- Nivel de riesgo.
- Número exacto de trabajadores.
- Necesidades de vigilancia de la salud.
En general, externalizar la prevención mediante un Servicio de Prevención Ajeno es una inversión asumible y proporcional al riesgo real de la empresa.
Recomendaciones prácticas de un técnico de prevención
- No copies modelos estándar sin adaptar.
- Actualiza la evaluación cuando cambien procesos o instalaciones.
- Registra toda formación por escrito.
- Documenta la entrega de EPIs.
- Consulta antes de introducir nuevas tareas o maquinaria.
En las microempresas, la prevención debe ser operativa y proporcional, no burocrática.
Si tienes un microempresa de menos de 5 trabajadores y necesitas gestionar la prevención de riesgos laborales, en Cei Prevención podemos ayudarte. Solicita presupuesto.